1. Responsable y alcance
Robert IQ es una plataforma ERP/SaaS para operación comercial, producción, inventario, logística, cartera, nómina, CRM y automatización de procesos.
Esta política aplica a los datos personales recogidos en la página pública, formularios de contacto, demostraciones, canales comerciales y uso del sistema por parte de empresas cliente.
Cuando una empresa usa Robert IQ para gestionar datos de sus clientes, empleados, proveedores o pedidos, esa empresa actúa como responsable de sus propias bases de datos y Robert IQ opera como proveedor tecnológico o encargado del tratamiento, según el acuerdo aplicable.
2. Datos que podemos tratar
Datos de contacto: nombre, empresa, cargo, WhatsApp, teléfono, correo y ciudad.
Datos operativos del ERP: pedidos, clientes, productos, inventario, remisiones, comprobantes, pagos, rutas, tareas, mensajes, adjuntos, fichas de producción e historial de actividad.
Datos técnicos: identificadores de sesión, dirección IP, registros de acceso, navegador, dispositivo, eventos de seguridad y métricas de uso necesarias para mantener el servicio.
Datos financieros u operativos cargados por usuarios autorizados: comprobantes de pago, anticipos, cartera, nómina, comisiones, proveedores y documentos administrativos.
3. Finalidades
Responder solicitudes comerciales, coordinar demostraciones y dar seguimiento a prospectos.
Prestar, configurar, soportar y mejorar el ERP Robert IQ.
Procesar pedidos, remisiones, inventario, pagos, conciliaciones, rutas, producción y reportes cuando el cliente usa esos módulos.
Enviar comunicaciones operativas o comerciales relacionadas con Robert IQ, siempre respetando los derechos del titular.
Prevenir fraude, accesos no autorizados, errores operativos y mantener trazabilidad del sistema.
Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables o contractuales aplicables.
4. Autorización y derechos del titular
El tratamiento de datos personales se realiza con autorización del titular, por relación contractual, por interés legítimo operativo o por obligación legal, según corresponda.
El titular puede conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, pedir información sobre el uso de sus datos, solicitar supresión cuando proceda y revocar la autorización en los casos permitidos por la ley.
Para ejercer derechos de habeas data o presentar consultas/reclamos, puede escribir al canal de contacto informado por Robert IQ o por la empresa cliente que administra la cuenta.
5. Seguridad y conservación
Robert IQ aplica controles de acceso por usuario, roles, registros de actividad, copias de seguridad, separación por empresa/tenant y medidas razonables para proteger la información.
La información se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones contractuales o legales, atender auditorías y resolver solicitudes del cliente.
Ningún sistema es absolutamente inmune a fallas o accesos no autorizados; ante un incidente relevante se aplicarán medidas de contención, análisis y notificación según corresponda.
6. Encargados, terceros e integraciones
Para operar el servicio se pueden usar proveedores de infraestructura, almacenamiento, correo, mensajería, pagos, analítica, inteligencia artificial, automatización, Trello, WhatsApp u otras integraciones configuradas por el cliente.
Solo se comparte la información necesaria para prestar el servicio o cumplir una finalidad autorizada. Las integraciones externas se rigen también por las políticas del proveedor correspondiente.
Cuando el cliente conecta canales como WhatsApp, Trello, pasarelas de pago, correo o SMS bancarios, debe asegurarse de contar con las autorizaciones internas y de titulares que correspondan.
7. Transferencias internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos se procura usar proveedores con estándares razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos.
8. Cambios de esta política
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión publicada en esta página será la vigente para consulta pública.
9. Contacto
Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con datos personales, use el canal comercial por el que recibió atención de Robert IQ o solicite el correo/canal formal del responsable de la cuenta.
Si sus datos fueron registrados por una empresa que usa Robert IQ, también puede ejercer sus derechos directamente ante esa empresa, que administra la finalidad y contenido de su base de datos.